امروزه علاوه بر وجود انواع سیستم ها و برنامه های بایگانی الکترونیکی هنوز نیاز به بایگانی برخی اسناد و مدارک حس می شود. استفاده از انواع کمد بایگانی می تواند در این امر یاری دهنده باشد تا بتوان در نهایت نظم به تمامی پرونده ها و مدارک دسترسی داشته باشید.

در این مقاله به بررسی موارد استفاده از کمد بایگانی و انواع آن خواهیم پرداخت.

موارد استفاده از کمد بایگانی و انواع آن

امروزه در هر اداره یا شرکتی هرچند کوچک نیاز به کمد بایگانی وجود دارد. با توجه به پیشرفت علم و تکنولوژی نیاز است که در هر شرکتی حداقل برخی از مدارک و اسناد به صورت رسمی و امضا شده دستی وجود داشته باشد.

وجود اسناد مختلف و دسترسی درست و به موقع به آنها مستلزم یک نظم واحد است که با استفاده از برخی ملزومات اداری نظیر انواع کشو و کمد بایگانی امکان پذیر خواهد بود.

موارد استفاده از کمد بایگانی

•  استفاده در سازمان ها و شرکت ها ائم از بزرگ و کوچک به منظور طبقه بندی اسناد و مدارک کارمندان یا اسناد مربوط به شرکت.
•  استفاده در مطب پزشکان به منظور دسته بندی و طبقه بندی و همچنین دسترسی آسان به پرونده های بیماران.
•  استفاده در مدارس به منظور نظم دهی و دسته بندی پرونده و مدارک دانش آموزان و مربیان.
•  استفاده در ادارات و شرکت های کوچک به منظور نگهداری برخی اسناد و مدارک.
•  استفاده در برخی آژانس های مشاوره املاک و خودرو به منظور تنظیم اسناد و مدارک و طبقه بندی فایل های خود.
•  در مراکز مرکز اسناد کاربرد دارد.
•  استفاده در برخی کتابخانه های عمومی و مراکز تربیتی مانند کانون پرورش فکری و فرهنگ و ارشاد و… .

انواع کمد بایگانی

کمدهای بایگانی دارای انواع گوناگونی می باشند که بنا به نوع کارایی که در هر اداره یا مرکزی دارند قابل سفارش می باشد.

 کمد بایگانی برای پرونده های عمودی که فضای کمی اشغال می کنند و برای دفاتر کوچک تر نیز مناسبند.

 کمد اداری ضد حریق که با پوششی مستحکم تر نسبت به سایر انواع آن ساخته شده و ضد آتش سوزی و ضد آب نیز است و مناسب برای اسناد بسیار مهم می باشد.

 کمد بایگانی انبار یکی دیگر از انواع کمد بایگانی است که دارای فضایی بزرگتر است تا بتوان انواع لوازم را در آن جای داد.

 نوع دیگر از انواع کمد بایگانی کمد دوار است. در این مدل پرونده ها بر روی یک نوار گردان قرار می گیرند و علاوه بر اینکه تعداد پرونده بیشتری در فضای کوچکتر قرار می گیرد بلکه دسترسی راحت تری به پرونده ها وجود دارد.